Pour que les données issues de l’observation ou de traitement soient utilisables, parfois après un temps long, par des équipes qui n’ont pas directement participé à l’acquisition initiale, il est indispensable que des descriptifs soient liés aux observations. Des descriptifs sont appelés métadonnées (c.a.d. données sur les données) et comprennent pour les observations de la terre (ou de la mer !) notamment : le lieu géographique (latitude, longitude, profondeur), la date et l’heure de l’observation, l’instrument (ou son type) mis en œuvre, le ou les responsable(s) ayant supervisés les mesures, le contexte de mise en œuvre (projet, campagne à la mer ou plongée, contrat éventuel, etc.) qui renseigne aussi sur les objectifs de l’observation initiale et son degré de précision.
On distingue deux catégories de métadonnées :
Les métadonnées de découverte
Elles permettent de porter à la connaissance des utilisateurs l’existence d’une observation (ou d’une donnée, d’une carte, etc.) et d’en établir son utilité vis-à-vis de ses propres besoins.
La directive européenne Inspire, ainsi que d’autres directives européennes liées aux données environnementales, rendent obligatoire la description des jeux de données disponibles et la génération de métadonnées de découverte pour les observations et données générées à l’aide de fonds publics.
Les métadonnées de découverte doivent être normalisées, pour rendre les descriptions homogènes et en faciliter leur utilisation. La famille de normes ISO 19115 est obligatoire (la norme Darwin Core peut constituer une alternative pour les données de biodiversité). Ces métadonnées sont mises à disposition des utilisateurs via des portails en ligne sur le web (via "Accéder aux données" de ce portail par exemple, ou le GéoCatalogue composante du GéoPortail National).
Les métadonnées d’usage
Elles permettent une fois les données utiles identifiées, de les utiliser, de les analyser, les comparer, etc.
Ces métadonnées d’usage sont plus détaillées et intimement liées aux données qu’elles décrivent (en général dans le même fichier) et comportent en plus des métadonnées de découverte : la description précise des paramètres (ou variables) mesurés, des unités et des méthodes utilisées, des indicateurs de qualité ou des intervalles de confiance, des données d’autres capteurs nécessaires au traitement (par exemple : la navigation du navire ayant mené l’observation). Le formalisme des métadonnées d’usage est variable en fonction des types de données. Il est souvent établi au sein de collaborations ou de programmes internationaux et est décrit dans le format des données.